Szczere Przeprosiny

Ostatnim zadaniem w turnieju "Protegowani" bylo napisanie listu ze szczerymi przeprosinami do klientow, z ktorymi stracilismy kontakt. Dwoch uczestnikow turnieju, Basia Wypych i Krzysztof Marczak, nie tylko nadeslalo juz swoje prace ale jeszcze na dodatek zgodzili sie na to, zeby udostepnic te listy jako przyklady:

LIST 1

Drogi Panie Stanislawie,

Uplynelo troche czasu od naszego ostatniego niefortunnego spotkania. Pisze niefortunnego, poniewaz zdaje sobie sprawe, ze zostal Pan w mojej firmie nie do konca potraktowany dobrze i chciałbym za to Pana przeprosic. W woli przypomnienia, nazywam sie Krzysztof Marczak i jestem włascicielem firmy "Krzemar".

Byl Pan po oferte na zakup materialow sciennych YTONG na budowe swojego wymarzonego domu. Niestety nie potrafilem w pelni spelnic Pana oczekiwan co do obslugi Panskiej inwestycji zycia. Pisze nie po to by sie usprawiedliwic, ale by podziekowac za decyzje jaka wtedy Pan podjal. Dzieki temu uzmyslowilem sobie o swoich i mojej firmy bledach, co pozwolilo mi je w znacznym stopniu wyeliminowac.

Dzis mam juz firme wykonawcza, ktora scisle z nami wspolpracuje i nie byloby problemu z kompleksowa obsluga Panskiej inwestycji. Obecni pracownicy sa przeszkoleni z zakresu obslugi i znajomosci towarow oferowanych do sprzedazy. Na pewno dzis nie bylby Pan odsylany od jednego sprzedawcy do drugiego, zeby w efekcie trafic do mnie, a ja tez nie sprostalem oczekiwaniom. Krotko mowiac. Dzieki takim klientom jak Pan mamy sprawnie dzialajacy system sprzedazy, pracownikow wyszkolonych gotowych rozwiazac kazdy problem klienta a co najwazniejsze udalo nam sie stworzyc w naszej firmie atmosfere domowego ogniska. Dzis na pewno rozwiazalibysmy kazdy Panski problem.

Jesli choc troche nie jestesmy jeszcze Panu obojetni, serdecznie zapraszam wraz z rodzina w dniu 30.07.2005 roku na piknik, ktory bedzie towarzyszyl otwarciu naszego nowego punktu handlowego w Belchatowie przy ul. Staszica 8. Bedziemy wdzieczni za uwagi i spostrzezenia a Pan osobiscie bedzie mial okazje sie przekonac o przeobrazeniach, jakie dokonaly sie na przestrzeni ostatniego polrocza.

Serdecznie pozdrawiam
Krzysztof Marczak

Swietny list. Szczegolnie podoba mi sie, ze jest to tak naprawde zaproszenie na piknik, co bedzie z pewnoscia milo przyjete, nawet jesli adresat nie bedzie mogl przyjsc. Koniecznie wyslij zaproszenie na ten piknik osobna poczta - to okazja do dodatkowego kontaktu. Usunelabym z tego listu zdanie "Pisze nie po to by sie usprawiedliwic" oraz "Jesli choc troche nie jestesmy jeszcze Panu obojetni".

LIST 2

Drodzy Panstwo

Chce Panstwa przeprosic, za dlugi okres braku kontaktu z Panstwem. Teraz zdaje sobie sprawe, ze nasz brak kontaktow z Panstwem to powazny blad. Zapewne doskonale Panstwo to rozumiecie, sami obslugujac swoich Klientow.

Moj sposob myslenia bardzo sie zmienil w ostatnim czasie. Zarowno ja, jak i moi pracownicy chcemy coraz lepiej dbac o interesy Klienta. Ustawicznie sie doksztalcamy i szukamy zrodel wiedzy, z ktorych moglibysmy czerpac inspiracje do doskonalenia naszej pracy.

Przemiany w sposobie mojego myslenia nastapily pod wplywem kontaktow z doradca biznesowym dla wlascicieli malych firm i wymianie doswiadczen z innymi wlascicielami firm, ktorzy tak jak ja poszukuja sposobow na ciagle podnoszenie jakosci swoich uslug. Zdobylam dzieki temu bezcenna wiedze i motywacje aby pomagac naszym Klientom w realizacji ich celow.

Nauczylam sie, ze tak w biznesie jak i w zyciu nalezy byc elastycznym, poniewaz wszystko da sie negocjowac i wynegocjowac - jesli taka jest wola stron. Z badan wynika, ze tylko w 10%-15% przypadkow nie jest to mozliwe. Ponadto wszyscy o tym wiemy, ze kazdy ma wolna wole i wolny wybor, ale zwykle nie lubimy aby nam odmawiano i nie lubimy sami odmawiac. Do tej pory myslalam, ze utrzymywanie kontaktu z Klientem, moze byc odbierane jako przykre narzucanie sie. Teraz juz wiem, ze wcale tak byc nie musi. Samo uswiadomienie sobie tego faktu pozwolilo mi napisac do Panstwa ten list.

Prosimy pamietac, ze jako nasz potencjalny Klient, jestescie Panstwo dla nas ogromnie wazni, dlatego tez z przyjemnoscia i z zaangazowaniem bedziemy swiadczyc Panstwu nasza pomoc.

Do listu zalaczam, opracowany przez nasza firme Raport specjalny ? "Dziesiec Najwazniejszych Pytan, na Ktore Trzeba Znac Odpowiedz Przed Sprzedaza Nieruchomosci". Mysle ze okaze sie przydatny. Znajomosc pytan omowionych w naszym raporcie moze zaoszczedzic wiele czasu i zapobiec powaznym stratom finansowym, nie mowiac juz o dodatkowym stresie.

Gdybysmy mogli w czymkolwiek pomoc, prosimy o kontakt. Bez wzgledu na decyzje, jaka Panstwo podejmiecie co do naszej wspolpracy, zycze Panstwu sukcesow w kazdej dziedzinie Waszego zycia.

Serdecznie pozdrawiam,
Barbara Wypych

tez bardzo dobry list - warto to jeszcze troche zredagowac i skrocic. Usunelabym z listu zdanie "Zapewne doskonale Panstwo to rozumiecie, sami obslugujac swoich Klientow", bo zakladanie ze adresat popelnia te same bledy co my nie idzie w parze ze szczerymi przeprosinami, tylko te przeprosiny jakos rozwadnia, niemal uniewaznia... Podobnie z "Bez wzgledu na decyzje, jaka Panstwo podejmiecie" - lepiej to usunac i po prostu przestac na pozytywnych oczekiwaniach. Jesli chodzi o ten specjalny raport - wyslalabym osobna poczta po jakims czasie, w ramach tego nowego programu utrzymywania stalych kontaktow.